隱私權政策

1. 我們收集的資料

我們可能收集您建立及使用帳號時提供的電子郵件地址、姓名、所屬組織、登入方式及帳號偏好；您主動上傳或輸入以使用 Floen 工具的文件、案件資料與處理指示；以及服務運作所需的使用紀錄、處理狀態、稽核事件、錯誤資訊、請求時間、伺服器存取紀錄（包含所請求的網址、IP 位址與瀏覽器資訊），和產品更新信的寄送、送達、開啟與連結點擊紀錄。

若特定功能涉及付費，我們會保存計費與交易所需的資料；付款憑證由付款服務商處理時，Floen 不會取得或儲存完整的付款卡號。

2. 我們如何使用資料

我們使用這些資料來驗證身分與管理組織權限、提供 OA 翻譯、引證與專利下載、文書處理、字數統計及監控等功能、交付處理結果、提供客戶支援、維護安全與服務穩定、記錄必要的稽核及計費資訊，並遵守適用法律。

我們會以電子郵件寄送產品更新與服務公告給會員。為了解公告成效，我們可能記錄每封信是否寄達，以及您第一次開啟信件、第一次點擊信中 Floen 連結的時間。開信偵測由郵件服務供應商提供，供應商偵測時會接收到您的 IP 位址與裝置資訊，但我們不會儲存。我們保存的公告紀錄也不包含您點了哪個連結、點擊次數或您的 IP 位址；您點連結進入 Floen 網站時，一般的伺服器存取紀錄仍如第 1 節所述。您可以隨時點信中的「退訂產品更新信」，或到帳號設定的「訂閱管理」停止接收；密碼重設、登入驗證、組織邀請等帳號通知不受影響。

每則公告的寄送紀錄（收件信箱、語言、寄送與送達狀態、開信與點擊時間）會隨該公告保存，帳號刪除時一併刪除。曾永久退信或將 Floen 的信檢舉為垃圾信的信箱會列入停寄名單，以免再次寄送；這份名單以信箱為單位保存，帳號刪除後仍會保留。

我們不會出售您的個人資料，也不會將您上傳的文件或處理結果用於訓練 Floen 或第三方的通用 AI 模型。

3. 上傳文件、AI 與資料保存

Floen 的一次性工具（OA 引證下載、專利批次下載、OA 翻譯、翻譯字數統計）預設不會把您上傳的檔案與處理結果存放在我們的伺服器：處理完成後直接交給您的瀏覽器。為了打包下載而暫存的公開專利 PDF（屬公開資料，不含您的文件）會在一至兩天內自動清除。系統仍可能保留不含文件內容的稽核、計費與安全紀錄。系統讀不懂或找不到某個引證時，會自動記下出錯的那一小段引證文字（最多 80 字），只用來修正我們的解析規則，並在 30 天內自動刪除；刪除後，資料庫備份中的副本最長再保留 7 天，之後自動覆寫。我們不會保存整份 OA。

若您在帳號或組織設定中開啟歷程保存，或使用本質上需要建立持續工作區的功能（例如 OA 智能閱讀器會保存您上傳的 OA 與您寫的筆記，方便日後再開），Floen 會依該功能目的保存案件紀錄、處理結果或必要檔案，直到您刪除、組織終止服務，或已無提供服務及履行法律義務的需要。您在 OA 智能閱讀器刪除 OA 後，該份 OA 的資料會在 7 天內完全清除。

部分功能會將完成請求所需的最少資料傳送給文件解析、OCR、翻譯、AI 模型、雲端儲存或郵件服務供應商。Floen 會選用具備適當安全措施的供應商，並在功能標示採用零資料保留服務時，使用相應的零資料保留介面。

4. 資料分享與跨境處理

我們只會在提供服務所必要的範圍內，與雲端基礎設施、身分驗證、文件處理、AI 模型、郵件、監控及付款等受託服務商分享資料；或在法律要求、保護使用者與 Floen 權益、調查濫用或安全事件時依法揭露。

部分服務供應商可能在台灣以外地區處理資料。我們會限制傳輸範圍，並以契約及適當的技術與組織措施保護資料。

5. Cookie 與偏好設定

我們使用維持登入狀態所必要的 Session Cookie、語言、日期格式與深淺色主題等偏好 Cookie，以及主機服務商為了讓您的請求送到同一台伺服器而設定的負載平衡 Cookie。這些 Cookie 用於提供您要求的功能與一致體驗，不用於第三方廣告追蹤。

我們會設定一個只記錄「你從哪個推廣連結或網站來到這裡」的來源代碼 Cookie，例如某支介紹影片或某個網站。它只存來源代碼與來源網站類型（例如 LINE、Google），不含個人資料，30 天後失效。你註冊時，我們會把這個代碼、來源網站類型，以及註冊當下的國家與裝置類型記在你的帳號上，用來了解使用者從哪裡來。

為了解整體造訪情況，我們使用 Cloudflare Web Analytics。它不設定 Cookie，只記錄頁面路徑、來源網站、國家、裝置類型與瀏覽器等彙總資訊。

6. 資料安全

我們採取與資料性質及風險相稱的技術與組織措施，包括傳輸加密、權限控管、組織資料隔離、稽核紀錄及受控的密鑰管理。然而，任何網路服務都無法保證絕對安全；若發生依法須通知的個人資料事件，我們將依適用法律辦理。

7. 您的權利

依中華民國個人資料保護法及其他適用法律，您可請求查詢、閱覽或取得個人資料複本，請求補充、更正、停止蒐集處理利用或刪除。部分資料可能因履行契約、稽核、資安或法定保存義務而無法立即刪除。

您可以在「設定 → 帳號安全」自行刪除帳號（需在 15 分鐘內登入過）。刪除後，我們會清除您的電子郵件、姓名與登入方式，並移除您所有的組織成員資格；您在組織中建立的成果屬於該組織，會保留並顯示為「已刪除的使用者」，只有您一人的個人工作區會保留成沒有成員的組織。您送出的問題回報，其標題、描述、截圖與附件也會一併刪除，只留下不含內容的處理紀錄（例如所屬工具、問題類型與處理狀態）。若您仍是其他成員使用中的組織擁有者，須先聯絡我們移轉擁有權。

如需行使權利或詢問資料處理方式，請以您的帳號電子郵件來信 [email protected]。

8. 兒童隱私

Floen 是提供專業工作用途的服務，不以未滿 18 歲者為目標。我們不會在明知的情況下向兒童收集個人資料。

9. 政策更新與聯絡方式

我們可能因服務、供應商或法規變更而更新本政策。重大變更會在生效前以網站公告、電子郵件或其他適當方式通知。

若對本政策有任何問題，請來信 [email protected]。